Ante las exigencias constitucionale y legales se deben etablecer metodos y procedimientos que permitan tener registros al ingresar los documentos recibidos por una organizacion, la archivistica moderna accede a nuevas herramientas para atender cualquier situacion documental.

el compromiso y participacion en la normalizacion de procedimientos y procesos en la unidad de correspondencia es clave para responder adecuadamente la informacion que parte de los usuarios.

De acuerdo a la normatividad vigente ACUERDO 060 DE 2001, establece la diferencia entre correspondencia y comunicacion oficial de la siguiente manera:

• COMUNICACION OFICIAl
  
  

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asiganadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado......

• CORRESPONDENCIA
  
  
  
  Son todas las comunicaiones de caracter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan tramites para las intituciones.....

EN LAS RECEPCIONES DE DOCUMENTOS PODEMOS ENCONTRAR LOS SIGUIENTES MUEBLES♠♠♠

• MUEBLES:

♣ sillas
♣ escritorios
♣bibliotecas
♣archiveros
♣muebles metalicos
♣lockers
♣archiveros de de 2-3 cajones
♣archiveros para fichas
♣cajonerias metalicas

EQUIPOS

♣ cajas o paquetes
♣computador
♣telefono
♣fax
♣sellos
♣etc..

• HERRAMIENTAS

♣mensajeria interna
♣internet
♣mensajeria externa