lunes, 30 de marzo de 2009



TALLER 4





proceso técnico de recibo de documentos y correspondencia. Hágalo en detalle, uno a uno cada paso.





PLANILLA DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y FORMATOS DE CONTROL









datos del funcionario

nombre__________
cargo____________

firma____________



funciones que debe cumplir el Auxiliar de Correspondencia en su puesto de Trabajo, bien sea en la Unidad de Correspondencia. También conozca que otro empleado puede cumplir esta función en la empresa


Correspondencia recibida

· Registra y radica correspondencia.
· Organiza la correspondencia por dependencias.
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada

· Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.
· Controla registrando en el formato de control.
· Radica y registra en formato de control
· Organiza la dependencia por dependencias
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.


labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia.

1. Sistema automático de trámites - radicación externa

El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.

2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.

3. Mensajería

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:
Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.
Tarde 1:30 3:30 p.m.
Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.
3.2. Mensajería externa
El centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.
4. Fotocopiado

4.1 Las solicitudes de fotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.
4.2. Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a los funcionarios o dependencias

Procedimientos operativos

Sistema automático de trámites - radicación externa

1.1 La correspondencia recibida en el C.D.I. se clasifica en: oficial, confidencial o reservada y personal.

La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicación y control se hace a través del sistema automático.
La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación.

Su radicación se hace por el sistema automático y para su direccionamiento se hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rótulos que se adhieren al original y a las copias de la comunicación.

De este proceso automático, se generan reportes de radicación por dependencias, que son enviados en cada recorrido para verificación con la entrega física, debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona encargada y responsable de tal función.

La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo, registrando la novedad en el reporte correspondiente. Así mismo, en el evento en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el reporte deberá devolverse inmediatamente.

Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

2.1. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.

2.2. Comunicación traslado de documentos 102-F-039
Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será manuscrito por el nivel autorizado.

2.3 Comunicación externa - carta 102-F-032
Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales, a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.

Para esta correspondencia el centro de documentación e información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente al de ventanilla oficio, se deberá diligenciar el del tamaño indicado, por parte de la dependencia responsable.

2.4 Juego de correspondencia

El juego de correspondencia para todos los casos (interna, externa y traslado) esta conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:
Original: Destinatario











TALLER 3


.NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.



LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.



Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.




Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060-2001



ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.



NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones.Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación Interna:Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.



Comunicación Externa:


Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas.Para esta correspondencia, el Centro de Documentación e Información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario reflejando una buena imagen de la entidad.

Juego de Correspondencia:



El juego de correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia:


Dependencia responsable.

(Código que aparece en la comunicación)Copias extras: Las que anuncie la comunicación.

RADICACIÓN


Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
Radicación de EntradasLa correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.



OFICIAL.

Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.

CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL.


No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
Radicación InternaEs la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.


MEMORANDOS.



Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.



OFICIOS INTERNOS.


Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias de la Secretaría General entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.
Radicación Externa



OFICIOS EXTERNOS.


Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias de la Secretaría General para las Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A.T., y se radica.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS


Cuando se trate de respuestas a comunicaciones, es de obligatorio cumplimiento aportar el número de radicación con que ingresó la primera comunicación o de petición, esto permite el encadenamiento de las comunicaciones y responder consultas en forma clara y veraz.

MENSAJERÍA


El Centro de Documentación e Información realizará recorridos internos y externos con el fin de prestar un servicio eficiente y oportuno en la entrega y recepción de las comunicaciones, para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias, se debe hacer buen uso de la carpeta dentro de los horarios establecidos y utilizarla siempre para todos los registros, controles y servicios del Centro de Documentación e Información.Se recomienda de manera especial a los funcionarios responsables y designados por la jefatura en cada dependencia del recibo, verificación y control de la correspondencia, retirar los documentos que llegan en la carpeta inmediatamente llega el funcionario C.D.I., con el fin de verificar el correcto direccionamiento de la correspondencia o hacer las devoluciones que sean del caso, anotándolas en el reporte correspondiente.
Mensajería Externa.
El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Las solicitudes oficiales de diligencias a cumplir en las horas de la mañana, deben llegar al C.D.I. en las horas de la tarde del día anterior, las que son recibidas en los recorridos de la mañana, serán enviadas en la tarde.
Los mensajeros Motorizados salen de la Secretaría General todos los días a las 8:30 a.m. y regresan a las 12:00 m., vuelven a salir a la 1:30 p.m., y regresan a las 5:30 p.m., con la ruta cumplida. Es importante resaltar que los mensajeros motorizados transportarán documentación de carácter oficial, por ningún motivo se atenderán peticiones de tipo personal, ni se permitirá el transporte de elementos.
Para el cumplimiento de las funciones de mensajería externa, el funcionario asignado diligenciará la planilla de control, en donde hará firmar, nombre, hora y fecha de entrega y consignará las observaciones sobre devoluciones que se presenten.
Correo.
El Centro de Documentación e Identificación presta el servicio de correo certificado a nivel local, nacional e internacional a través de la Administración Postal Nacional (ADPOSTAL) para este tipo de documentación el C.D.I utiliza sobre ventanillas, para la correspondencia que exija un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, aportando los datos completos y organizados del destinatario.
Finalmente hay que reiterar que la aplicación de estos procedimientosserán de beneficio operativo para las diferentes dependencias que conforman a cada empresa.



ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

  • GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO:


Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.

  • GANCHOS DE COSEDORA



  • RESALTADORES



  • TIJERAS




  • LAPICEROS

  • BORRADOR
  • A Z TAMAÑO OFICIO

  • ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN
  • COSEDORA

  • PERFORADORA

  • FORMATO DVD

  • SELLOS

  • SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA

  • SOBRE BLANCO

  • HUELLERO

  • CAJONERA

  • COMPUTADOR

  • IMPRESORA

  • SCANNER

  • FAX

  • TELEFONO
  • FOTOCOPIADORA
TALLER 2


CONCEPTO DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA




Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.


FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA


Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.





DEFINICION TRD

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.




para su elaboración tiene las siguientes etapas:



PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.· Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.· Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.








SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.· Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.· Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.· Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,· Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su· disposición final.· Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.· Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.· En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.· El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.· Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación.· Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.· La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.· La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.· Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.· Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.· La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y función es.· Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.


MANUAL DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA


El manual de archivo y correspondencia nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren plasmadas las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y la correspondencia.

DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:

La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de .esta dependencia.


PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:

El manual de archivo y correspondencia esta compuesto por las siguientes partes


INTRODUCCIÓN:

en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante si.




OBJETIVOS:

se resumen los fines que persigue el manual (generales y7o específicos.c)




ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.


CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES ESTERNAS: cartas, telex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.


DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal, confidencial.- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprografitos (como la fotocopiadora).

- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.




- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.




- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual de correspondencia



MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA




Básicamente en la conceptualización del manual de archivo y correspondencia de esta empresa pude enfatizar que; trata en sí de todas las disposiciones de esta entidad para manejar todo lo relacionado con los documentos y la correspondencia.

Ya que por ello como en toda empresa es necesario que se valga de un instrumento guía en el proceso de Gestión Documental y la aplicación de las Tablas de Retención Documental, que permita conocer y acatar las normas de Archivistica. anual.




















TALLER 1

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA








ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE UN ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA










































lunes, 2 de marzo de 2009

comparacion de comunicacion oficial y unidad de correspondencia










COMUNICACIÓN OFICIAl


♥Control de comunicaciones oficiales:

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas

♥Comunicaciones oficiales recibidas:

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo
Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir

♥Comunicaciones oficiales enviadas:

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales

♥Comunicaciones oficiales vía fax:

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

♥Comunicaciones oficiales por correo electrónico:

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.


PROCEDIMIENTO

♥Radicación de comunicaciones oficiales:

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento






♥Registro de Comunicaciones oficiales:

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

♣Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
♣Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
♣Número de radicación,
♣Nombre del funcionario responsable del trámite,
♣Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
♣entre otros





UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



NORMATIVIDAD

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental

FUNCIONES

Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos




DEFINICIONES

♥Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

♥Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

♥Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

♥Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

♥Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

♥Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

♥Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

♥Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo






mision y objetivos de una unidad de correspondencia



MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA




Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas


. FUNCIONES OPERATIVAS


1) Control de Ingreso de la Documentación.


2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).


3) Conservación.


4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.


5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.


6) Digitalización de los Documentos.


7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.


8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestión documental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde el momento de su producción, mediante la aplicación de métodos para su manipulación y utilización evitando el deterioro físico
la unidad de correspondencia tiene como propósito principal, centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rápida y eficaz.Contribuirá a agilizar los procesos internos, a través de un sistema en red para el control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los objetivos de la Institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia
tiene por objetivo principal llevar los procedimients adecuados para el desarrollo de la getion documental. contar con el personal adecuado para permitir recibir, enviar controlar oportunamente el tramite de comunicaciones de caracter oficial, mediante servicios de menasajeria unterna y externa, fax, correo electronico, etc...





UN EJEMPLO DEL PRESTAMO DE DOCUMENTOS EN UN COLEGIO



Podrán solicitar expedientes y otros documentos como préstamo, el personal que labora en el colegio, los documentos no podrán ser retenidos por más de 11 días, plazo que puede prorrogarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que los solicite en casos especiales de ser documentos originales, en caso contrario solo se prestaran copias, responsabilizándose por que solo ellos manejaran el documento y que no se podrá proporcionar ningún tipo de información a otros entes por el grado de confidencialidad del archivo. Certificados y notas se entregarán al estudiante o a su representante legal.



SERVICIOS:



♣ recepcion
♣radicacion
♣distribucion de la comunnicacion

PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL...



♠recepcion
♠distribucion
♠tramite

♠conservacion

♠consulta de documentos

lunes, 23 de febrero de 2009


















Ante las exigencias constitucionale y legales se deben etablecer metodos y procedimientos que permitan tener registros al ingresar los documentos recibidos por una organizacion, la archivistica moderna accede a nuevas herramientas para atender cualquier situacion documental.
el compromiso y participacion en la normalizacion de procedimientos y procesos en la unidad de correspondencia es clave para responder adecuadamente la informacion que parte de los usuarios.

De acuerdo a la normatividad vigente ACUERDO 060 DE 2001, establece la diferencia entre correspondencia y comunicacion oficial de la siguiente manera:


  • COMUNICACION OFICIAl

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asiganadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado......

  • CORRESPONDENCIA



    Son todas las comunicaiones de caracter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan tramites para las intituciones.....


EN LAS RECEPCIONES DE DOCUMENTOS PODEMOS ENCONTRAR LOS SIGUIENTES MUEBLES♠♠♠



  • MUEBLES:

sillas
♣ escritorios
♣bibliotecas
♣archiveros
♣muebles metalicos
♣lockers
♣archiveros de de 2-3 cajones
♣archiveros para fichas
♣cajonerias metalicas

EQUIPOS


♣ cajas o paquetes
♣computador
♣telefono
♣fax
♣sellos
♣etc..


  • HERRAMIENTAS

mensajeria interna
♣internet
♣mensajeria externa