lunes, 30 de marzo de 2009



TALLER 4





proceso técnico de recibo de documentos y correspondencia. Hágalo en detalle, uno a uno cada paso.





PLANILLA DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y FORMATOS DE CONTROL









datos del funcionario

nombre__________
cargo____________

firma____________



funciones que debe cumplir el Auxiliar de Correspondencia en su puesto de Trabajo, bien sea en la Unidad de Correspondencia. También conozca que otro empleado puede cumplir esta función en la empresa


Correspondencia recibida

· Registra y radica correspondencia.
· Organiza la correspondencia por dependencias.
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

Correspondencia enviada

· Suministra un numero de radicado: CEE o CIE y suministra los datos básicos para el control.
· Controla registrando en el formato de control.
· Radica y registra en formato de control
· Organiza la dependencia por dependencias
· Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos.
· Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

- Otra persona que puede realizar estas tareas es el auxiliar administrativo y funcionario.


labores y responsabilidades de mensajería en el proceso de recepción de la correspondencia.

1. Sistema automático de trámites - radicación externa

El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.

2. Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.

3. Mensajería

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:
Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.
Tarde 1:30 3:30 p.m.
Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.
3.2. Mensajería externa
El centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.
4. Fotocopiado

4.1 Las solicitudes de fotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.
4.2. Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a los funcionarios o dependencias

Procedimientos operativos

Sistema automático de trámites - radicación externa

1.1 La correspondencia recibida en el C.D.I. se clasifica en: oficial, confidencial o reservada y personal.

La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicación y control se hace a través del sistema automático.
La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación.

Su radicación se hace por el sistema automático y para su direccionamiento se hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rótulos que se adhieren al original y a las copias de la comunicación.

De este proceso automático, se generan reportes de radicación por dependencias, que son enviados en cada recorrido para verificación con la entrega física, debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona encargada y responsable de tal función.

La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo, registrando la novedad en el reporte correspondiente. Así mismo, en el evento en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el reporte deberá devolverse inmediatamente.

Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

2.1. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias de la secretaria General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.

2.2. Comunicación traslado de documentos 102-F-039
Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será manuscrito por el nivel autorizado.

2.3 Comunicación externa - carta 102-F-032
Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales, a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.

Para esta correspondencia el centro de documentación e información utilizará sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente al de ventanilla oficio, se deberá diligenciar el del tamaño indicado, por parte de la dependencia responsable.

2.4 Juego de correspondencia

El juego de correspondencia para todos los casos (interna, externa y traslado) esta conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:
Original: Destinatario











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